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les tic à la cité

à la pointe des nouvelles technologies

A l’automne 2008, la Cité a lancé un important appel d’offres destiné à renouveler l’ensemble de ses moyens en termes de technologies d’information et de communication (TIC). Au moment où s’achève cet ambitieux projet, essentiel pour le développement futur de la Cité, il nous a paru judicieux d’en dévoiler les enjeux, d’en retracer les étapes, et d’en dresser un rapide bilan, sans oublier d’examiner les perspectives ouvertes par ce chantier qui a duré plus d’un an.
Tour d’horizon en faits et en chiffres de cette opération, conduite par le Centre de soutien technique multimédia (CSTM) de la Cité…

définition

TIC ! Que signifie donc cet acronyme « barbare » ? Voyons ce qu’en dit l’encyclopédie en ligne Wikipédia :
Les technologies de l’information et de la communication (TIC), quelquefois appelées aussi les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) (en anglais, Information and communication technologies, ICT) regroupent les techniques utilisées dans le traitement et la transmission des informations, principalement de l’informatique, de l’internet et des télécommunications.
Par extension, elles désignent leur secteur d’activité économique. Cette définition des TIC positionne cette industrie comme support de l’industrie du contenu numérique.}
Nous y voyons déjà un peu plus clair.

Afin de découvrir plus concrètement ce que peuvent représenter les TIC au sein d’une entreprise culturelle qui se veut innovante, voici la liste des lots de l’appel d’offres qui a permis de renouveler entièrement les équipements de l’établissement en 2009 :
Lot n° 1 : téléphonie [Télécommunications]
Lot n° 2 : réseaux IP (Internet Protocol) [Informatique]
Lot n° 3 : serveurs et stockages [Informatique]
Lot n° 4 : postes de travail [Informatique]
Lot n° 5 : copieurs multifonctions et imprimantes [Systèmes de reproduction]
Lot n° 6 : affichage dynamique [Audiovisuel]
Lot n° 7 : licences logicielles [Informatique]
Lot n° 8 : financement

Comme on peut le constater, c’est l’ensemble de l’infrastructure (« l’info-structure ») de l’entreprise qui est ici concerné.

objectifs et enjeux : définition des besoins

Bien en amont du lancement de l’appel d’offres TIC à proprement parler, les objectifs ont été clairement identifiés et déterminés. Il s’agissait principalement de :
-  Renouveler un parc vieillissant en acquérant un matériel de dernière génération.
-  Mettre en place une nouvelle architecture en ayant recours aux technologies les plus récentes et les plus prometteuses, mais néanmoins éprouvées.
-  Intégrer l’ensemble des services et des fonctions au cœur d’un système globalisé (téléphonie véhiculée par le réseau informatique, par exemple)
-  Optimiser la gestion de l’ensemble des équipements relevant des TIC.
-  Faciliter les communications interservices et intersites.

Plus précisément, la Cité souhaitait profiter de cet important appel d’offres et de ce projet pour faire évoluer de manière forte les usages internes de l’établissement.
Certains enjeux ont été ainsi mis en avant et fortement soulignés, parmi lesquels :
-  La mobilité
-  Le travail collaboratif
-  Le niveau de service aux personnes extérieures : visiteurs, abonnés, chercheurs, étudiants, professionnels
-  L’exploitabilité des systèmes
-  Le respect des principes environnementaux
-  L’inscription du projet dans une démarche d’optimisation des budgets et un objectif de réduction des coûts.

déroulement : du lancement de l’appel d’offre TIC au déploiement des équipements

L’existence de fortes contraintes et d’impératifs incontournables – ainsi que le nécessaire respect de la procédure retenue, soit un appel d’offres de type « dialogue compétitif » – impliquaient dès le départ l’établissement d’un calendrier très strict.

Voici, rapidement résumées, les différentes étapes par lesquelles est passé cet appel d’offres :

phase 1 : appel d’offres en direction des entreprises (du 08/10/2008 au 02/12/2008)
Cette première phase a débuté avec la publication de l’appel d’offres et s’est achevée lors de la publication officielle de la sélection des entreprises retenues pour concourir.
Les étapes intermédiaires ont été : la remise des offres par les entreprises (23 offres au total, dont certaines adressées par de très grands groupes spécialisés en informatique, téléphonie, reproduction comme : Orange Business Service, Microsoft, Cisco, HP, Lenovo, Ricoh, Canon, etc.) ; l’étude de l’ensemble des dossiers.
Une première commission d’appel d’offres a permis de clore cette étape.

phase 2 : procédure de dialogue compétitif (du 08/12/2009 au 23/03/2009)
Cette phase correspond aux deux séries de rencontres (de 3 heures chacune) avec chaque entreprise retenues à l’issue de la phase 1 (treize au total).
Elle a représenté concrètement sept semaines de consultation à temps plein pour deux personnes de la Cité (le directeur du CSTM et son adjoint).

Elle s’est opérée en deux temps :

Phase 2.1 : Première série de rendez-vous : les deux représentants de la Cité ont précisé les besoins de l’établissement en matière de TIC (rappel oral du Cahier des clauses techniques particulières, ou CCTP).

Phase 2.2 : Deuxième série de rendez-vous : les entreprises ont présenté en détail leurs solutions.

Ont suivi et ont découlé de ces entretiens : la réception des offres définitives des entreprises ; l’analyse et l’évaluation des offres ; la rédaction d’un rapport d’analyse des offres ; une deuxième et dernière Commission d’appel d’offres, qui a permis d’entériner les choix effectués.

phase 3 : la mise en œuvre et le déploiement des équipements (depuis le 14 avril 2009)
Cette dernière phase est presque entièrement achevée à la fin de l’année 2009, l’ensemble des équipements étant fonctionnels. Le début de l’année 2010 peut être considéré comme une période de finition, de réglages et calages, et de formation à l’utilisation des outils mis en place pour l’équipe du CSTM, ainsi que pour l’ensemble du personnel.

bilan et perspectives

l’aspect novateur des solutions techniques retenues
C’est l’une des caractéristiques des nouveaux équipements installés à la Cité.
Pour n’en citer que quelques exemples :
-  Une connexion entre les 3 bâtiments a été établie à l’aide de canons laser ; elle permet l’échange de données informatiques et téléphoniques à la vitesse de la lumière (solution développée initialement pour l’armée).
-  Les bases du réseau (informatique et téléphonique) reposent sur les équipements les plus récents de la société Cisco, référence internationale en matière de réseaux.
-  La totalité des serveurs de la Cité a été virtualisée sous Hyper V.
-  Le système d’exploitation Windows 7 a été installé sur l’ensemble des postes de travail de la Cité avant même sa sortie officielle sur le marché.
-  Un système d’affichage dynamique (Lot n° 6), qui n’existait absolument pas à la Cité, a également été installé. Il permet d’afficher en temps réel, sur une vingtaine d’écrans répartis sur les trois sites de la Cité, un ensemble de programmes et d’informations mis à jour en permanence. Cela constitue à la fois un atout et une vitrine pour les activités de la Cité, ainsi qu’un service supplémentaire pour son public. Il est également possible d’installer et « d’alimenter » des écrans hors des de la Cité. De la sorte, elle est en mesure de communiquer ses activités n’importe où sur l’ensemble de l’agglomération, voire bien au-delà.

l’apport des TIC à la Cité
Les choix qui ont été faits ne relèvent pas de la pure technophilie ni du simple gadget.
Ils permettent d’optimiser la gestion des outils utilisés quotidiennement à la Cité, entrainent de très réelles et substantielles économies (par une baisse très significative des coûts de fonctionnement), et renforcent enfin la renommée que la Cité a acquise dans le domaine des nouvelles technologies appliquées à l’image.
L’autre aspect très positif des systèmes mis en place réside dans le fait qu’il apporte plus de confort de travail à l’ensemble des équipes (et par là même une meilleure productivité). Ils permettent en outre d’offrir des services plus performants, plus satisfaisants et plus nombreux au public de la Cité, qu’il soit local (connexion simple et sécurisée au réseau Wifi de la Cité, par exemple) ou éloigné (portail Internet de la Cité).

l’originalité de la solution de financement
L’ensemble des coûts de fonctionnement annuels des TIC à la Cité est financé sous la forme d’une location, portée par une société de financement spécialisée dans le domaine des technologies numériques. L’avantage de cette solution est de permettre tout à la fois :
-  de répartir la charge représentée par l’acquisition et le fonctionnement des équipements dans un budget de fonctionnement établi pour cinq ans,
-  de faire évoluer à tout moment le parc installé à la Cité, et ainsi d’avoir des équipements en permanence à jour.

Le modèle mis en place à l’occasion de l’appel d’offres TIC lancé par la Cité est totalement pérenne, et met donc l’établissement à l’abri des « mauvaises surprises ».
Cela devrait ainsi permettre à l’ensemble des équipes de se concentrer sur l’essentiel de leur travail : les contenus, la programmation culturelle, la gestion et la valorisation de son patrimoine, unique en Europe et dans le monde.

Les nouveaux outils technologiques mis en place devraient donc contribuer pour une part significative au rayonnement international de la Cité. Cela constitue non seulement l’un des objectifs prioritaires qu’elle s’est fixée, mais aussi l’affirmation d’une très forte volonté de la part de son directeur et de l’ensemble de son équipe.

les TIC en chiffres

-  300 PC (fixes et portables)
-  110 téléphones fixes IP (Internet Protocol)
-  25 téléphones sans fil IP
-  30 To de stockage
-  750 ports Ethernet Gigabits
-  25 bornes Wifi

Et pour les spécialistes…
-  3 Hyperviseurs (plate-forme de virtualisation)
-  2 routeurs ISR (routeurs de dernière génération permettant de gérer les serveurs virtualisés)
-  1 Call Manager (système de gestion de la téléphonie sur IP)

- Reportage vidéo avec Aquitem et Microsoft

Les "anciens" serveurs

Anciens et nouveaux serveurs virtualisés (à droite, au fond)

Anciens et nouveaux serveurs virtualisés : système de refroidissement "artisanal"

Les téléphones sur IP (Internet Protocol)